사에서 보고서나 계약서, 업무 자료를 워드로 작성하다 보면
문서가 길어질수록 페이지 번호를 넣어야 하는 경우가 많습니다.
특히 보고서나 교육자료처럼 표지가 따로 있는 문서는 표지에는 페이지 번호를 표시하지 않고 본문 첫 페이지를 1페이지로 표시하고 싶은 경우가 많습니다. 그런데 워드에서 페이지 번호를 그냥 넣으면 표지에도 번호가 표시되거나 본문이 2페이지부터 시작하는 경우가 있습니다.
오늘은 회사에서 문서를 만들 때 자주 사용하는 워드 페이지 번호 넣는 방법과 표지 제외, 페이지 번호 시작 번호 설정 방법을 정리해 보겠습니다.
1. 워드에 페이지 번호 넣는 방법
먼저 가장 기본적인 페이지 번호부터 넣어보겠습니다.
워드 상단 메뉴에서 [삽입] → [페이지 번호] 를 선택합니다.
그러면 페이지 번호를 넣을 위치를 선택할 수 있습니다.
- 페이지 위쪽
- 페이지 아래쪽
- 페이지 여백
- 현재 위치
회사 문서에서는 보통 페이지 아래쪽 가운데 또는 오른쪽에 페이지 번호를 넣는 경우가 많습니다.
원하는 위치와 디자인을 선택하면 문서 전체에 페이지 번호가 자동으로 들어갑니다.
2. 표지에는 페이지 번호를 표시하지 않는 방법
보고서나 회사 자료를 만들 때 가장 많이 사용하는 방법입니다.
예를 들어 문서가 다음과 같이 구성되어 있다고 해보겠습니다.
1페이지 : 표지
2페이지 : 목차
3페이지 : 본문
이때 표지에 1이 표시되면 조금 어색합니다.
이럴 때는 첫 페이지를 다르게 지정하면 됩니다.
설정 방법
먼저 페이지 번호가 있는 머리글 또는 바닥글 부분을 두 번 클릭합니다.
그러면 상단에 머리글/바닥글 관련 메뉴가 나타납니다.
여기에서 [첫 페이지를 다르게 지정] 을 선택합니다.
그러면 첫 번째 페이지의 페이지 번호가 표시되지 않습니다.
즉,
1페이지 → 번호 없음
2페이지 → 2
3페이지 → 3
과 같은 형태가 됩니다.
3. 표지를 제외하고 본문을 1페이지부터 시작하려면?
여기서 한 가지 헷갈리는 부분이 있습니다.
단순히 첫 페이지 번호를 숨기는 것과
두 번째 페이지를 1페이지로 표시하는 것은 다른 설정입니다.
원하는 결과
| 실제 문저 | 표시되는 번호 |
| 표지 | 없음 |
| 본문 첫 페이지 | 1 |
| 본문 두 번째 페이지 | 2 |
| 본문 세 번째 페이지 | 3 |
이렇게 만들고 싶다면 페이지 번호의 시작 번호를 조정해야 합니다.
그래서 두 번째 페이지를 1페이지로 설정하는 방법은 먼저 페이지 번호가 들어간 머리글 또는 바닥글을 두 번 클릭합니다. 그다음 [페이지 번호] → [페이지 번호 서식] 으로 들어갑니다.
여기에서 페이지 번호 매기기 부분을 확인합니다. [시작 번호]를 선택하고 "0" 으로 설정합니다.
그리고 확인을 누릅니다.
이렇게 설정하면 첫 번째 페이지는 번호가 표시되지 않고, 두 번째 페이지가 1부터 시작하게 만들 수 있습니다.
4. 실제 회사 문서에서는 이렇게 사용합니다
제가 회사에서 문서를 만들 때도 페이지 번호는 단순히 넣는 것보다 문서 종류에 맞춰 설정하는 것이 중요했습니다.
예를 들어 보고서를 만든다면 다음과 같이 구성할 수 있습니다.
회사 보고서
1페이지
표지 → 페이지 번호 없음
2페이지
목차 → 필요에 따라 번호 표시
3페이지
보고서 본문 → 1페이지로 시작
다만 목차까지 별도의 번호 체계를 사용하거나, 본문부터 번호를 다시 시작해야 하는 경우에는 구역 나누기를 사용하는 것이 좋습니다.
5. 표지만 번호를 없애는 것과 본문부터 다시 시작하는 것은 다릅니다
이 부분은 처음 설정할 때 많이 헷갈립니다.
① 표지에만 번호를 숨기고 싶다면
[첫 페이지를 다르게 지정] 을 사용하면 됩니다.
결과:
표지 → 번호 없음
2페이지 → 2
3페이지 → 3
② 표지 다음 페이지를 1페이지로 만들고 싶다면
[첫 페이지를 다르게 지정] + 시작 번호 0 을 사용할 수 있습니다.
결과:
표지 → 번호 없음
본문 → 1
다음 페이지 → 2
③ 중간부터 페이지 번호를 새로 시작하고 싶다면
예를 들어
표지 → 번호 없음
목차 → i, ii
본문 → 1, 2, 3
처럼 만들고 싶다면 단순한 첫 페이지 설정만으로는 부족합니다.
이때는 구역 나누기를 이용해 각 부분을 별도의 구역으로 만들어야 합니다.
6. 페이지 번호 위치도 바꿀 수 있습니다
페이지 번호를 넣은 후 위치가 마음에 들지 않는다면 다시 수정할 수 있습니다.
페이지 번호가 있는 머리글이나 바닥글을 클릭한 뒤
페이지 번호를 선택하고 정렬을 변경하면 됩니다.
보통 회사 문서에서는 다음과 같은 형태가 깔끔합니다.
보고서
1 - 오른쪽 정렬 또는 1 / 10 전체 페이지 수까지 표시하는 방법도 있습니다.
7. 페이지 번호가 이상하게 나올 때 확인할 것
페이지 번호를 설정했는데 원하는 대로 나오지 않는다면 다음 부분을 확인해 보세요.
표지에도 번호가 나온다면
→ 첫 페이지를 다르게 지정했는지 확인
두 번째 페이지가 2부터 시작한다면
→ 페이지 번호 서식 → 시작 번호를 확인
중간 페이지부터 번호가 꼬인다면
→ 구역 나누기가 들어가 있는지 확인
한 페이지만 번호가 다르게 나온다면
→ 해당 페이지가 다른 구역으로 설정되어 있는지 확인
페이지 번호를 삭제했는데 다른 페이지에서도 사라진다면
→ 같은 구역의 머리글/바닥글이 연결되어 있는지 확인
특히 구역 나누기가 들어간 문서는 머리글과 바닥글의 연결 여부에 따라 페이지 번호가 함께 변경될 수 있습니다.
8. 회사 문서에서 추천하는 페이지 번호 설정
회사에서 일반적인 보고서를 만든다면 저는 다음 정도로 설정하는 것을 추천합니다.
| 문서 | 페이지 번호 |
| 일반 업무 문서 | 하단 가운데 |
| 회사 보고서 | 하단 오른쪽 |
| 교육자료 | 하단 가운데 |
| 계약 관련 문서 | 하단 가운데 또는 오른쪽 |
| 표지가 있는 보고서 | 표지 제외 |
| 목차가 있는 보고서 | 필요에 따라 구역 분리 |
페이지 번호 자체를 화려하게 꾸미기보다는 문서 전체의 통일감을 유지하는 것이 중요합니다.
9. 페이지 번호 설정 전 체크리스트
마지막으로 문서를 제출하거나 출력하기 전에 이것만 확인해도 실수를 많이 줄일 수 있습니다.
페이지 번호 체크리스트
□ 표지에 페이지 번호가 표시되지 않았는가?
□ 본문 첫 페이지가 원하는 번호로 시작하는가?
□ 페이지 번호 위치가 모든 페이지에서 동일한가?
□ 중간 페이지에서 번호가 갑자기 바뀌지 않는가?
□ 목차와 본문의 페이지 번호가 실제 페이지와 맞는가?
□ 인쇄 미리보기에서도 번호가 정상적으로 보이는가?
특히 제출 전에는 [파일] → [인쇄]에서 미리보기를 확인해 보는 것이 좋습니다. Word에서는 인쇄 화면에서 문서의 각 페이지를 미리 확인할 수 있습니다.
워드에서 페이지 번호를 넣는 것 자체는 어렵지 않습니다.
하지만 회사에서 사용하는 보고서처럼 표지, 목차, 본문이 나뉘어 있는 문서에서는 페이지 번호를 어디서부터 시작할지에 따라 설정 방법이 달라집니다. 간단하게 정리하면,
페이지 번호 넣기 → 삽입 → 페이지 번호
표지 번호 숨기기 → 첫 페이지를 다르게 지정
두 번째 페이지부터 1로 시작하기 → 페이지 번호 서식 → 시작 번호 0
본문부터 번호를 새로 시작하기 → 구역 나누기 활용
이 정도만 알아두어도 회사에서 보고서나 업무 문서를 만들 때 꽤 유용하게 사용할 수 있습니다.
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