워드 자동 목차로 보고서 깔끔하게 정리하기

 

회사에서 보고서나 업무자료를 워드로 작성하다 보면 문서가 길어지는 경우가 있습니다.

처음에는 제목과 내용을 하나씩 작성하면 되지만 페이지가 많아지면 이런 문제가 생깁니다.

• 목차를 직접 만들려니 시간이 오래 걸림
• 페이지가 바뀔 때마다 목차의 페이지 번호를 다시 수정해야 함
• 제목을 추가하거나 삭제하면 목차가 틀어짐
• 보고서 마지막에 목차를 만들려고 하면 더 번거로움

이럴 때 사용할 수 있는 기능이 워드의 자동 목차입니다.

워드에서는 문서의 제목에 제목 스타일을 지정한 뒤 자동 목차를 삽입할 수 있습니다. 이후 제목이나 페이지가 변경되면 목차도 업데이트할 수 있어 긴 문서를 관리할 때 편리합니다.

이전글에서 잠깐 목차만드는걸 설명했었는데, 오늘은 디테일 하게 알려드릴게요!

 

1. 워드 자동 목차를 만들기 전에 먼저 해야 할 것

워드에서 자동 목차를 만들 때 가장 중요한 것은 본문 제목에 제목 스타일을 지정하는 것입니다.

예를 들어 문서가 다음과 같이 구성되어 있다고 해보겠습니다.

1. 회사 소개

회사에 대한 내용을 작성합니다.

2. 주요 업무

주요 업무에 대한 내용을 작성합니다.

3. 업무 처리 방법

업무 처리 방법을 작성합니다.

이렇게 제목을 단순히 글자 크기만 크게 만든다고 해서 워드가 자동으로 목차에 넣어주는 것은 아닙니다.

목차에 넣을 제목에는 제목 1, 제목 2, 제목 3과 같은 스타일을 지정해야 합니다.

2. 제목에 '제목 1' 스타일 적용하기

먼저 목차에 넣고 싶은 제목을 선택합니다.

워드 상단의 [홈] → [스타일]에서 제목 1 을 선택합니다.

예를 들어 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

제목 1

1. 회사 소개

제목 1

1. 주요 업무

제목 1

1. 업무 처리 방법

이렇게 지정하면 워드가 해당 문장을 문서의 주요 제목으로 인식합니다.

워드 스타일에서 제목 설정

3. 하위 제목은 '제목 2'를 사용합니다

문서가 길어지면 큰 제목 아래에 작은 제목이 들어가는 경우가 많습니다.

예를 들어

제목 1

1. 회사 소개

제목 2
1-1. 회사 개요

제목 2
1-2. 주요 사업

제목 1
2. 주요 업무

제목 2
2-1. 담당 업무

제목 2
2-2. 업무 처리 과정

이런 식으로 구성할 수 있습니다.

즉,

• 제목 1 → 큰 항목
• 제목 2 → 제목 1의 하위 항목
• 제목 3 → 제목 2의 하위 항목

이라고 생각하면 쉽습니다.

이 구조를 만들어 놓으면 자동 목차에서도 제목의 단계가 구분되어 표시됩니다.

 

워드에 제목과 하위제목을 스타일에서 설정해준다. 이게 목차만드는데 시작입니다.

4. 자동 목차 넣는 방법

제목 스타일을 모두 지정했다면 이제 목차를 넣어보겠습니다.

목차를 넣을 위치에 커서를 놓습니다.

보통 보고서에서는 표지 다음 페이지에 목차를 넣는 경우가 많습니다.

그다음 상단 메뉴에서 [참조] → [목차]를 선택합니다.

여기에서 자동 목차를 선택하면 워드가 문서에 적용된 제목 스타일을 기준으로 목차를 만들어줍니다.

예를 들어 문서가 다음과 같이 되어 있다면 워드가 해당 제목과 페이지 번호를 자동으로 목차에 표시합니다.

참조 > 목차 자동설정이 가능합니다. 미리 스타일에서 제목을 정해놓으면 이렇게 자동으로 목차가 생성됩니다.

 

5. 자동 목차를 사용하면 좋은 이유

직접 목차를 작성할 수도 있는데 굳이 자동 목차를 사용하는 이유가 있습니다.

가장 큰 이유는 문서 내용이 바뀌어도 목차를 다시 만들 필요가 없다는 것입니다.

예를 들어 보고서에 내용을 추가하면서

기존 5페이지였던 내용이 7페이지로 밀렸다고 해보겠습니다.

직접 만든 목차라면 페이지 번호를 다시 수정해야 합니다.

하지만 자동 목차를 사용했다면 목차를 업데이트해서 변경된 페이지 번호를 반영할 수 있습니다.

긴 보고서를 작성할수록 이런 차이가 상당히 큽니다.

 

6. 문서를 수정했다면 목차도 업데이트해야 합니다

자동 목차를 만들었다고 해서 문서가 변경될 때마다 목차가 실시간으로 자동 변경되는 것은 아닙니다.

문서를 수정한 후에는 목차를 업데이트해주는 것이 좋습니다.

목차 부분을 클릭하면 [목차 업데이트] 메뉴가 나타납니다.

또는 목차에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 후 [필드 업데이트]를 선택할 수 있습니다.

이때 보통 두 가지 선택지가 나옵니다.

페이지 번호만 업데이트

내용은 그대로이고 페이지 위치만 변경된 경우 사용합니다.

목차 전체 업데이트

제목을 추가하거나 삭제하거나 제목 자체가 변경된 경우 사용합니다.

제목을 수정했다면 목차 전체 업데이트를 선택하는 것이 안전합니다.

7. 목차에 원하는 제목이 나오지 않는다면?

자동 목차를 만들었는데 특정 제목이 빠지는 경우가 있습니다.

이럴 때 가장 먼저 확인할 것은 해당 제목에 제목 스타일이 적용되어 있는지입니다.

예를 들어 "3. 업무 처리 방법" 이라는 제목이 있는데 목차에 나오지 않는다면,

해당 문장을 선택하고 [홈] → [스타일] → [제목 1]을 적용해보세요.

그다음 목차를 전체 업데이트하면 해당 제목이 목차에 나타납니다.

8. 제목 스타일을 적용했더니 글 모양이 바뀐다면?

이것도 회사 문서를 만들 때 자주 겪는 문제입니다.

제목 1을 적용했더니 글자가 갑자기 커지거나 색상이 바뀌는 경우가 있습니다.

이것은 워드의 제목 스타일에 미리 서식이 지정되어 있기 때문입니다.

이때 제목을 일일이 수정하기보다는 스타일 자체를 수정하는 방법이 편합니다.

예를 들어 제목 1에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 [수정]을 선택하면 글꼴, 크기, 굵기, 색상 등을 변경할 수 있습니다.

이렇게 하면 같은 제목 1 스타일이 적용된 제목에 동일한 서식이 적용됩니다.

회사 보고서처럼 제목이 여러 개 들어가는 문서에서는 이 방법이 훨씬 편합니다.

9. 회사 보고서에서는 제목 구조를 먼저 정하는 것이 좋습니다

자동 목차를 사용하려면 문서를 작성하기 전에 제목 구조를 먼저 잡아두는 것이 좋습니다.

예를 들어 업무 보고서를 작성한다면

제목 1

1. 업무 개요

제목 2

1-1. 업무 목적
1-2. 업무 기간

제목 1

1. 업무 진행 내용

제목 2

2-1. 진행 과정
2-2. 주요 결과

제목 1

1. 문제점 및 개선사항

제목 2

3-1. 주요 문제점
3-2. 개선 방향

이런 식으로 구조를 잡을 수 있습니다.

이렇게 해두면 문서를 작성하면서도 현재 내용이 어느 단계에 속하는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

10. 자동 목차를 사용할 때 알아두면 좋은 점

자동 목차는 편리하지만 몇 가지 주의할 부분이 있습니다.

제목을 글자 크기만 크게 만들지 않기

글자 크기를 크게 만든 것과 제목 스타일을 적용하는 것은 다릅니다.

자동 목차를 만들려면 제목 스타일을 적용하는 것이 중요합니다.

문서 수정 후 목차 업데이트하기

페이지가 바뀌거나 제목이 변경됐다면 목차도 업데이트해야 합니다.

제목 단계를 일정하게 사용하기

큰 제목에는 제목 1, 하위 제목에는 제목 2처럼 규칙을 정해두면 문서 구조가 깔끔해집니다.

목차를 직접 수정하지 않기

자동 목차의 내용을 직접 수정하면 나중에 목차를 업데이트할 때 수정한 내용이 사라질 수 있습니다.

목차의 내용은 본문의 제목 스타일을 수정한 후 목차를 업데이트하는 방식으로 관리하는 것이 좋습니다.

11. 자동 목차가 특히 유용한 문서

자동 목차는 짧은 문서보다는 페이지가 많아지는 문서에서 더 유용합니다.

예를 들면

• 회사 업무 매뉴얼
• 교육자료
• 사업계획서
• 업무 보고서
• 취업규칙 및 사내 규정
• 업무 인수인계서
• 장문의 계약 관련 자료
• 프로젝트 결과보고서

등에 활용할 수 있습니다.

특히 업무 매뉴얼이나 인수인계서처럼 내용이 계속 추가되는 문서라면 자동 목차를 사용해두는 것이 편합니다.

12. 워드 자동 목차 만들기 핵심 정리

처음 사용할 때는 복잡해 보이지만 순서는 간단합니다.

① 제목에 스타일 적용

홈 → 제목 1 / 제목 2 / 제목 3

↓

② 목차를 넣을 위치에 커서 놓기

↓

③ 자동 목차 삽입

참조 → 목차 → 자동 목차

↓

④ 문서 수정 후 목차 업데이트

목차 클릭 → 목차 업데이트

이 네 단계만 기억하면 됩니다.

 

워드의 자동 목차는 단순히 목차를 만들어주는 기능이라기보다 긴 문서의 구조를 관리하는 기능에 가깝습니다.

처음부터 제목 1, 제목 2처럼 문서의 구조를 정해놓고 작성하면 나중에 목차를 만들 때도 훨씬 편합니다.

특히 회사에서 보고서나 업무 매뉴얼처럼 페이지가 많은 문서를 작성한다면 직접 목차와 페이지 번호를 관리하기보다 제목 스타일과 자동 목차를 사용하는 것을 추천합니다.

 

 

 

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