계약서 개정 전후 비교, 눈으로 대조하지 말고 워드로 한 번에 – 문서 비교(Compare) 활용하기

이전 글에서 변경 내용 추적 기능을 다뤘다면, 이번에는 이미 완성된 두 문서를 비교하는 방법입니다.

[직장인 실무/직장생활팁] - 계약서 검토할 때 메신저 말고 워드로 끝내는 법 – 변경 내용 추적 활용하기

계약서 검토할 때 메신저 말고 워드로 끝내는 법 – 변경 내용 추적 활용하기

 

문서 비교가 필요한 순간

작년 근로계약서 양식과 올해 새로 만든 양식, 어디가 달라졌는지 한눈에 파악하기 어려울 때가 있습니다. 두 문서를 나란히 띄워놓고 한 줄씩 대조하다 보면 시간도 오래 걸리고, 짧은 조항 하나가 슬쩍 바뀐 걸 놓치기도 쉽습니다.

이럴 때 워드의 '문서 비교' 기능을 사용하면, 두 파일을 지정하기만 해도 워드가 알아서 달라진 부분을 자동으로 찾아 표시해줍니다. 변경 내용 추적을 켜지 않고 각각 따로 수정한 문서 두 개를 비교할 때 특히 유용합니다.

사용 방법

[검토] 탭 → '비교' → '비교' 클릭

워드 검토탭에 비교에서 비교를 클릭!

'원본 문서'에는 이전 버전, '수정된 문서'에는 새 버전을 각각 선택

워드 - 수정한 파일이 별도로 저장되어 있어야 비교를 할 수 있다.

 

 

확인을 누르면 새 창에 결과가 나타나는데, 삭제된 내용은 취소선, 추가된 내용은 밑줄로 자동 표시됨

 

워드 - 이전내용과 바뀐 부분 비교하는 창이 새로 나온다. 수정한 내용은 색으로 표시, 삭제된 내용은 오른쪽에 별도로 나온다.

 

화면 오른쪽에는 '변경 내용 요약' 창이 함께 열려서 몇 군데가 바뀌었는지 목록으로도 확인 가능합니다.

 

결과 문서는 별도 파일로 열리기 때문에 별도로 저장할 수 있어, 비교 결과 자체를 보관 자료로 남길 수도 있습니다.

 

세부 옵션(비교 → 비교 옵션)에서는 단어 단위로 비교할지, 문자 단위까지 세밀하게 비교할지, 서식 변경까지 표시할지도 선택할 수 있습니다.

워드-비교문서는 변경내용 표시에서 표시 옵션을 선택하여 바꿔볼수 있습니다.

 

실무에서는 이렇게 활용합니다

① 근로계약서·연봉계약서 양식 개정
매년 연봉계약을 갱신하거나 표준 근로계약서 양식이 바뀔 때, 작년 파일과 올해 파일을 비교 기능에 넣어보면 급여 항목, 근무시간, 특약사항 중 어디가 달라졌는지 바로 확인할 수 있습니다. 담당자가 바뀌어서 예전 버전을 잘 모르는 상황에서도 변경 이력을 빠르게 파악할 수 있어 인수인계할 때도 유용합니다.

 

② 취업규칙·사내 규정 개정 신고
취업규칙을 개정해서 노동청에 신고해야 할 때는 어느 조항이 어떻게 바뀌었는지 명확하게 정리해야 합니다. 개정 전·후 파일을 비교 기능으로 대조하면 변경된 조항만 빠르게 추려낼 수 있어, 개정 사유서나 신구조문대비표를 작성할 때 기초 자료로 바로 활용할 수 있습니다.

 

③ 표준 양식 배포 전 최종 확인
품의서나 휴가신청서 같은 사내 표준 양식을 새로 배포하기 전, 여러 담당자가 각자 수정한 파일 중 어떤 버전이 최신인지 헷갈릴 때가 있습니다. 이럴 때 두 파일을 비교해보면 실제로 내용이 다른 부분이 있는지, 단순히 저장만 다시 한 파일인지 바로 구분할 수 있습니다.

 

④ 외부에서 받은 계약서 검토
거래처나 협력업체에서 계약서 수정본을 보내왔을 때, 우리 쪽에서 보낸 원본과 상대방이 수정해서 보낸 파일을 비교하면 상대방이 어떤 조항을 임의로 바꿨는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 변경 내용 추적이 켜져 있지 않은 파일을 받았을 때 특히 유용한 방법입니다.

 

활용할 때 참고하면 좋은 점

• 비교 결과 문서는 원본과 수정본 어느 쪽도 변경하지 않고 새로운 제3의 파일로 생성되므로, 원본 파일이 훼손될 걱정 없이 안심하고 사용할 수 있습니다.
• 표나 이미지가 많은 문서는 비교 결과가 다소 복잡하게 나올 수 있으니, 조항 위주의 텍스트 문서에서 가장 깔끔하게 작동합니다.
• 비교할 두 파일의 서식(글꼴, 여백 등)이 크게 다르면 서식 변경까지 함께 표시되어 오히려 헷갈릴 수 있으므로, 필요하다면 비교 옵션에서 '서식' 체크를 해제하고 내용 위주로만 비교하는 것을 추천합니다.

계약서나 규정을 개정할 일이 잦은 업무라면, 두 버전을 일일이 눈으로 대조하는 대신 이 기능을 먼저 떠올려보세요. 확인 시간을 크게 줄여줄 뿐 아니라, 실수로 놓치는 조항도 없앨 수 있습니다.

 

변경 내용 추적과 문서 비교는 뭐가 다를까?

두 기능이 비슷해 보이지만 사용하는 상황은 조금 다릅니다.

변경 내용 추적은 하나의 문서를 수정하는 과정에서 어떤 내용이 추가되거나 삭제됐는지 기록하고 싶을 때 사용합니다.

예를 들어 계약서를 거래처와 여러 번 주고받으면서 수정할 때, 누가 어떤 내용을 변경했는지 확인하기에 좋습니다.

반면 문서 비교는 이미 각각 완성된 두 개의 파일을 비교할 때 유용합니다.

예전 버전의 근로계약서와 올해 새로 만든 근로계약서처럼, 서로 다른 파일의 내용을 대조하고 싶을 때 사용할 수 있습니다.

간단하게 구분하면 다음과 같습니다.

• 문서를 수정하면서 변경사항을 기록 → 변경 내용 추적
• 완성된 두 파일의 차이를 확인 → 문서 비교

따라서 상대방에게 받은 수정본에 변경 내용 추적이 적용되어 있지 않더라도, 원본 파일과 수정본만 있다면 문서 비교 기능을 활용할 수 있습니다.

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문서 비교 결과를 확인할 때 주의할 점

문서 비교 기능은 두 파일에서 달라진 부분을 찾아주는 도구입니다.

하지만 변경된 내용이 실제 업무에서 어떤 의미를 갖는지까지 판단해주는 것은 아닙니다.

특히 근로계약서, 연봉계약서, 취업규칙, 거래처 계약서처럼 중요한 문서는 비교 결과에서 변경된 부분을 확인한 후 실제 조항의 내용을 다시 읽어보는 것이 좋습니다.

예를 들어 숫자 하나가 변경된 경우에도 급여 금액이나 지급일, 계약기간처럼 중요한 내용일 수 있기 때문입니다.

또한 표나 이미지가 많은 문서는 비교 결과가 복잡하게 표시될 수 있으므로, 중요한 문서라면 비교 결과만 확인하고 끝내기보다는 원본과 수정본을 함께 열어 최종 확인하는 과정을 거치는 것이 안전합니다.

 

워드의 문서 비교 기능은 평소에는 자주 사용할 일이 없어 보여도, 계약서나 회사 규정을 수정하거나 기존 양식을 개정할 때 생각보다 유용하게 사용할 수 있습니다. 특히 여러 버전의 파일이 쌓여서 "이 두 파일이 정확히 뭐가 다른 거지?"라는 상황이 생겼다면 하나씩 눈으로 비교하기보다 워드의 비교 기능을 먼저 활용해보세요.

문서를 수정하는 과정에서는 '변경 내용 추적', 이미 만들어진 두 파일을 비교할 때는 '문서 비교'라고 기억해두면 실무에서 상황에 맞게 활용하기 좋습니다.