계약서 검토할 때 메신저 말고 워드로 끝내는 법 – 변경 내용 추적 활용하기

인사·회계 업무를 하다 보면 계약서나 품의서를 여러 사람이 돌려가며 검토하는 일이 많습니다. 그런데 이걸 메신저나 메일로 "여기 이렇게 고쳐주세요"라고 주고받다 보면, 나중에 누가 뭘 왜 고쳤는지 다시 찾기가 여간 번거로운 게 아닙니다. 워드의 '변경 내용 추적' 기능 하나면 이런 소통 과정을 문서 안에서 깔끔하게 끝낼 수 있습니다.

 

변경 내용 추적이 뭔가요?

 

문서를 수정하면 "누가, 언제, 무엇을" 바꿨는지 색깔로 표시해주는 기능입니다. 삭제한 내용은 취소선으로, 추가한 내용은 밑줄과 함께 표시되고, 마우스를 올리면 수정자 이름과 시간까지 확인할 수 있습니다. 검토가 끝나면 수정 내용을 하나씩 확정('적용')하거나 되돌릴('거부') 수도 있습니다.

 

사용 방법

• 켜기: [검토] 탭 → '변경 내용 추적' 클릭 (또는 단축키 Ctrl+Shift+E)
• 수정하기: 평소처럼 문서를 고치면 자동으로 색깔 표시됨
• 확인하기: [검토] 탭에서 '다음/이전' 버튼으로 수정 사항을 하나씩 이동하며 확인
• 반영 여부 결정: 각 수정 사항에서 '적용' 또는 '거부' 선택
• 끄기: 검토가 끝나면 다시 '변경 내용 추적'을 눌러 해제

워드 계약서 검토시에 변경내용 추적할 때 사용

 

 

워드 계약서 검토시에 변경내용 추적할 때 사용 추가한 내용이 나오는 모습

 

 

 

워드 계약서 검토시에 추적 옵션으로 색이나 밑줄등 원하는데로 변경 가능

 

메모(주석) 기능도 함께 알아두세요

 

문구를 직접 수정하기보다 "이 부분은 이렇게 하는 게 맞을까요?" 같은 의견만 남기고 싶을 때는 메모 기능이 유용합니다.

• 의견을 남기고 싶은 텍스트 드래그 → [검토] 탭 → '새 메모'
• 오른쪽 여백에 말풍선 형태로 의견이 표시됨
• 답글을 달거나, 해결된 메모는 '확인' 표시로 정리 가능

수정할 부분과 단순 의견을 구분해서 남길 수 있어서, 검토자 입장에서도 헷갈리지 않고 소통할 수 있습니다.

문구를 수정하지 않고 메모(주석)으로 알려줄 수 있다.

 

실무에서는 이렇게 활용합니다

 

① 근로계약서 초안 검토

신규 입사자 근로계약서 초안을 작성한 뒤, 대표님이나 관리팀에 검토를 요청할 때가 있습니다. 이때 변경 내용 추적을 켜둔 상태로 파일을 전달하면, 상대방이 수정한 부분이 색깔로 남아서 "연봉 항목이 바뀌었구나", "근무시간 조항이 삭제됐구나"를 한눈에 확인할 수 있습니다. 메신저로 "3조 좀 봐주세요" 하고 따로 설명할 필요가 없어집니다.

 

② 취업규칙·사내 규정 개정 작업

여러 부서가 의견을 내야 하는 취업규칙 개정처럼, 한 문서를 여러 사람이 순서대로 검토하는 경우에도 유용합니다. 각자 수정한 내용이 이름과 함께 남기 때문에, 최종 확정 전에 "이 조항은 총무팀 의견이었네" 하고 누가 어떤 의견을 냈는지 바로 파악할 수 있습니다.

 

③ 품의서 수정 요청 받을 때

품의서를 상급자에게 결재 올렸는데 수정 요청이 들어오는 경우, 상급자가 직접 문서에 수정 내용을 표시해서 돌려주면 어떤 부분을 어떻게 고쳐야 하는지 명확하게 알 수 있습니다. 나중에 "제가 언제 이렇게 수정했었죠?" 하는 상황이 생겨도, 수정 이력이 그대로 남아 있어 확인이 쉽습니다.

 

검토 끝나고 최종본 만들 때 주의할 점

• 최종 제출 전에는 반드시 모든 수정 사항을 '적용'하거나 '거부'로 정리해서 마무리하세요. 색깔 표시가 그대로 남은 채 외부로 발송되면 실수로 보일 수 있습니다.
• [검토] 탭 → '모든 마크업 표시 안 함'으로 바꾸면 화면상으로는 깔끔하게 보이지만, 실제 수정 이력은 문서 안에 그대로 남아 있을 수 있으니 완전히 삭제하려면 '문서 검사' 기능을 함께 사용하는 것이 안전합니다.
• 문서 검사 방법: [파일] → '정보' → '문제 확인' → '문서 검사'에서 '주석, 변경 내용 추적, 버전'을 체크하고 검사 후 제거

 

이전에 워드 기본사용하는 팁 정리해 두었습니다. 참고하세요!

 

[직장인 실무/직장생활팁] - 회사에서 문서 만들 때 자주 쓰는 기능 정리-워드

회사에서 문서 만들 때 자주 쓰는 기능 정리-워드

 

 

 

계약서나 규정을 여러 번 주고받으며 수정해야 하는 업무라면, 이 기능 하나만 익혀둬도 소통 시간이 눈에 띄게 줄어듭니다. 다음에 검토 요청할 일이 있다면 메신저 대신 변경 내용 추적을 한번 활용해보세요.