회사에서 업무를 하다 보면 이메일 계정이 하나로 끝나지 않는 경우가 있습니다.
회사 대표메일, 개인 업무메일, 부서메일처럼 여러 계정을 확인해야 할 때가 있고, 거래처나 직원과 주고받은 메일을 다시 찾아야 하는 경우도 있습니다.
저도 업무를 하면서 여러 이메일을 확인해야 할 일이 생기다 보니 각각의 웹메일에 로그인해서 확인하는 것이 생각보다 번거롭게 느껴졌습니다. 특히 메일을 확인하려고 브라우저 탭을 여러 개 열어놓으면 어느 계정으로 받은 메일인지 다시 확인해야 하는 경우도 있었습니다.
그래서 여러 이메일 계정을 한 곳에서 관리할 수 있는 Thunderbird(썬더버드)를 사용해봤습니다.
이번 글에서는 프로그램의 모든 기능을 설명하기보다는, 회사에서 여러 업무메일을 관리할 때 실제로 어떤 점이 편했는지를 중심으로 정리해보겠습니다.
🔎 썬더버드가 뭔가요?
Thunderbird는 Mozilla에서 제공하는 이메일 프로그램입니다.
웹브라우저에서 이메일 사이트에 접속하는 방식이 아니라 컴퓨터에 프로그램을 설치하고 여러 이메일 계정을 연결해서 관리하는 방식입니다.
쉽게 생각하면 여러 이메일 계정을 한 화면에 모아놓고 관리하는 프로그램이라고 생각하면 됩니다.
여러 계정을 연결하면 받은 편지함이나 계정별 폴더를 한 프로그램에서 확인할 수 있습니다.
공식 프로그램은 Mozilla에서 제공하고 있으며 Windows, macOS, Linux 등에서 사용할 수 있습니다.
아웃룩이 포함된 MS Office 패키지는 홈 버전과 프로 버전 가격이 2~3배 차이 나요. 썬더버드를 쓰면 그 비용을 절약할 수 있습니다.
1단계 · 다운로드 및 설치
공식 홈페이지에서 무료로 내려받을 수 있어요.
👉 공식 다운로드 주소: https://www.thunderbird.net
thunderbird.net에 접속한 뒤 운영체제에 맞는 설치 파일을 다운로드해요. Windows, macOS, Linux 버전이 모두 있어요.
다운로드된 파일을 더블클릭해서 설치를 진행해요. 안내에 따라 [다음] → [설치] → [완료] 버튼만 누르면 끝이에요.
설치가 끝나면 바탕화면이나 시작 메뉴에서 썬더버드를 실행해요.
2단계 · 이메일 계정 추가하기
썬더버드를 처음 실행하면 계정 추가 화면이 바로 나와요. 이름, 이메일 주소, 비밀번호만 입력하면 서버 설정을 자동으로 찾아줘서 어렵지 않아요.
이름(표시될 이름), 이메일 주소, 비밀번호를 입력해요. 지메일 같은 경우 자동 설정이 바로 잡히는 편이에요.
썬더버드가 서버 정보를 자동으로 검색해줘요. IMAP 방식이 기본 추천인데, 여러 기기에서 이메일을 같이 쓸 때 유리해요.
설정이 완료되면 [완료] 버튼을 누르면 돼요. 지메일은 구글 계정 허용 창이 하나 뜨는데, [허용]을 클릭해주세요.
수동 설정 (필요 시) - 자동 설정이 실패하거나 직접 지정해야 할 경우
받는 메일 서버(IMAP/POP3) 주소와 포트 입력
보내는 메일 서버(SMTP)도 확인
SMTP 설정 예시 (Gmail 기준)
- 상세 설명: Gmail SMTP
- 서버 이름: smtp.gmail.com
- 포트: 587
- 보안 연결: STARTTLS
- 인증 방식: OAuth2
- 이름과 암호 사용: 체크
💡 팁
- 포트 465는 SSL/TLS 전용 포트로, 일부 구형 서버에서 사용됩니다.
- 회사 메일은 IT 부서에서 제공하는 SMTP 주소와 포트를 반드시 확인하세요.
- 설정 후 “확인”을 누르면 Thunderbird가 연결 테스트를 진행합니다.
3단계 · 기본 화면 구성 익히기
처음 보면 화면이 좀 낯설 수 있는데, 크게 세 영역으로 나뉘어 있어요.
- 왼쪽 패널 : 계정 목록과 폴더들이 나열돼요. 받은 편지함, 보낸 편지함 등이 여기에 있어요.
- 가운데 패널 : 선택한 폴더의 이메일 목록이 보여요.
- 오른쪽 패널 : 선택한 이메일 내용을 미리볼 수 있어요.
계정이 여러 개라면 스마트 폴더 기능을 사용해보세요. 각 계정을 하나씩 열지 않고 모든 계정의 받은 편지함을 한 화면에서 볼 수 있어서 훨씬 편리해요.
4단계 · 스팸 필터 설정
썬더버드에는 스팸 메일을 자동으로 걸러주는 적응형 필터가 내장돼 있어요. 스팸으로 보이는 메일을 직접 '정크 메일'로 표시해두면, 시간이 지날수록 필터가 알아서 학습해서 더 잘 걸러줘요.
업무메일은 폴더를 만들어 관리하는 것이 좋았습니다
썬더버드를 사용한다고 해서 자동으로 업무메일이 정리되는 것은 아닙니다.
오히려 처음 사용할 때 폴더 구조를 어떻게 만들 것인지 정해놓는 것이 중요합니다.
제가 업무메일을 정리한다면 예를 들어 다음과 같이 나눌 수 있습니다.
- 거래처 거래처와 주고받은 이메일
- 인사 직원 및 인사 관련 업무메일
- 회계 세금계산서나 회계 관련 이메일
- 중요자료 나중에 다시 확인해야 하는 메일
이렇게 분류해 놓으면 시간이 지난 후에도 필요한 메일을 찾기가 조금 쉬워집니다.
썬더버드를 사용하면서 느낀 장점
제가 업무에서 사용하면서 느낀 장점을 정리하면 다음과 같습니다.
① 여러 이메일을 한 곳에서 확인할 수 있음
여러 웹메일을 돌아다니지 않고 한 프로그램에서 확인할 수 있습니다.
② 계정별로 구분해서 관리할 수 있음
메일이 어느 계정으로 들어왔는지 구분해서 확인할 수 있습니다.
③ 오래된 메일을 찾기 편함
메일이 많이 쌓여도 검색 기능을 이용해서 필요한 메일을 찾을 수 있습니다.
④ 폴더별 정리가 가능함
업무 종류에 따라 메일을 분류해서 보관할 수 있습니다.
⑤ 업무메일을 한 프로그램에서 관리할 수 있음
여러 계정을 사용하는 경우 특히 편리했습니다.
📋 알아두면 좋은 추가 기능들
- 캘린더 연동 : 썬더버드 38 이상 버전에는 캘린더(라이트닝) 기능이 기본으로 포함돼 있어요.
- 대용량 파일 첨부 : 메일 서버가 막는 큰 파일은 클라우드 스토리지 링크로 전송하는 방식을 지원해요.
- 다크 모드 : 기본으로 밝은/어두운 테마가 제공되고, 추가 기능으로 더 다양한 테마를 쓸 수 있어요.
- 안드로이드 앱 : 2024년 10월, 안드로이드용 썬더버드가 정식 출시됐어요. 모바일에서도 사용 가능해요!
- 이메일 검색하기 : 썬더버드의 검색 기능은 꽤 강력해요. 받은 메일 전체를 인덱싱해두기 때문에, 검색창에 키워드만 넣어도 빠르게 원하는 메일을 찾을 수 있어요. 검색 결과는 별도 탭으로 열려서, 다른 메일을 보면서 검색 결과를 함께 확인할 수도 있어요
- Gmail 같은 경우는 앱 비밀번호를 발급받아 입력해야 정상적으로 연결되요.
- 회사 메일이나 특정 도메인 메일은 IT 부서에서 제공하는 IMAP/SMTP 서버 주소를 확인해야 해요.
회사 이메일을 연결하려고 한다면 무조건 먼저 연결하지 않는 것이 좋습니다.
회사에서 사용하는 이메일은 개인 이메일과 달리 회사의 보안정책이 적용될 수 있기 때문입니다.
특히 회사 계정을 외부 이메일 프로그램에 연결할 수 있는지는 회사 IT 담당자나 보안정책을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
확인할 내용은 다음과 같습니다.
□ 외부 이메일 프로그램 사용이 허용되는지
□ 회사 이메일의 외부 접속이 허용되는지
□ IMAP 또는 POP 사용이 가능한지
□ 별도의 보안 인증이 필요한지
□ 회사 자료를 개인 컴퓨터에 저장해도 되는지
□ 퇴사나 계정 변경 시 저장된 메일을 어떻게 처리할지
회사마다 설정이 다르기 때문에 프로그램 설치보다 회사의 이메일 정책을 먼저 확인하는 것이 중요합니다.
여러 개의 업무메일을 관리하면서 매번 웹메일을 번갈아 확인하는 것이 불편했다면 Thunderbird 같은 이메일 프로그램을 사용하는 방법도 있습니다. 저는 여러 업무메일을 한 곳에서 확인할 수 있다는 점 때문에 사용했고, 특히 업무메일을 검색하고 계정별로 관리할 때 편리함을 느꼈습니다.
다만 회사 이메일은 보안정책이나 계정 설정에 따라 외부 프로그램 사용이 제한될 수 있으므로, 설치하기 전에 회사 정책을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
결국 중요한 것은 어떤 이메일 프로그램을 사용하는 것보다 필요한 업무메일을 빠르게 찾고, 중요한 자료를 잃지 않도록 관리하는 것이라고 생각합니다.
처음엔 세팅이 조금 번거롭게 느껴질 수 있는데, 한 번만 잘 잡아두면 그다음부터는 정말 편합니다. 한번 사용해보세요. 😊
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