자료 정리를 하다보면 사원번호를 기준으로 부서 가져오기, 사원번호로 직급 가져오기, 상품코드로 단가 가져오기, 거래처 코드로 거래처명 가져오기처럼 기준이 되는 값을 이용해 다른 자료에서 필요한 정보를 찾아오는 작업입니다.
저는 인사자료를 정리할 때 사원번호를 기준으로 다른 자료의 부서나 직급을 가져오는 경우가 있습니다.
자료가 많을 때 하나씩 복사해서 붙여넣는 것보다 VLOOKUP을 사용하면 필요한 값을 빠르게 가져올 수 있어서 편합니다.
다만 VLOOKUP을 사용했는데 #N/A가 나온다면 수식 자체보다 찾는 값의 형식이 서로 같은지부터 확인하는 것이 좋습니다.
특히 한쪽은 숫자, 다른 쪽은 텍스트로 저장되어 있으면 눈으로는 같은 번호처럼 보여도 정확히 일치하지 않을 수 있습니다.
1. VLOOKUP이란?
VLOOKUP은 기준이 되는 값을 표의 첫 번째 열에서 찾아 같은 행에 있는 다른 값을 가져오는 함수입니다.
예를 들어 사원번호를 기준으로 직원 이름이나 부서를 가져올 수 있습니다.
기본 구조는 다음과 같습니다.
=VLOOKUP(찾을값, 범위, 열번호, 일치방식)조회하려는 값은 지정한 범위의 첫 번째 열에 있어야 합니다.
각 인수의 의미
| 인수 | 의미 |
| 찾을값 | 찾으려는 기준값 |
| 범위 | 값을 찾을 표의 범위 |
| 열번호 | 가져오려는 값이 범위에서 몇 번째 열인지 |
| 일치방식 | 정확히 일치할지, 근사값으로 찾을지 결정 |
예를 들어
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,2,FALSE)
- A2 → 찾을 사원번호
- $F$2:$H$100 → 직원 정보표
- 2 → 범위의 두 번째 열에서 값을 가져옴
- FALSE → 정확히 일치하는 사원번호를 찾음
2. 실무에서는 마지막에 FALSE를 사용하는 경우가 많습니다
VLOOKUP의 마지막 인수는 조금 헷갈릴 수 있습니다.
FALSE 또는 0→ 정확히 일치하는 값 찾기
TRUE 또는 1→ 근사값 찾기
사원번호, 거래처코드, 상품코드처럼 정확히 같은 값을 찾아야 하는 자료라면 보통 FALSE를 사용합니다.
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,2,FALSE)반대로 점수나 금액처럼 구간을 기준으로 분류할 때는 TRUE를 사용할 수 있습니다.
3. 사원번호로 직원 이름 가져오기
가장 기본적인 실무 예시입니다.
현재 시트에 사원번호가 있고 다른 자료에 직원 정보가 있다고 가정해보겠습니다.
현재 자료
직원 정보표
B2에 다음 수식을 입력합니다.
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,2,FALSE)그러면 A2의 사원번호를 F열에서 찾고, 같은 행의 G열에 있는 이름을 가져옵니다.
수식 해석
A2
→ 찾을 사원번호
$F$2:$H$100
→ 직원 정보표
2
→ 정보표의 두 번째 열인 이름
FALSE
→ 정확히 일치하는 사원번호 찾기이후 아래 행으로 수식을 복사하면 다른 직원의 이름도 자동으로 가져올 수 있습니다.
4. 사원번호로 부서까지 가져오기
이번에는 같은 직원 정보표에서 부서를 가져와 보겠습니다.
부서는 직원 정보표의 세 번째 열에 있으므로 열번호를 3으로 바꿉니다.
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,3,FALSE)결과는 다음과 같이 됩니다.
VLOOKUP에서는 열번호를 선택한 범위의 가장 왼쪽 열을 1로 계산한다는 점을 기억하면 됩니다.
5. 다른 시트에 있는 단가 가져오기
VLOOKUP은 다른 시트의 자료를 가져올 때도 사용할 수 있습니다.
예를 들어 주문내역에 상품코드와 수량이 있고, 다른 시트에 상품별 단가표가 있다고 해보겠습니다.
주문내역
단가표
단가표가 단가표 시트의 A2:B53에 있다면 C2에
=VLOOKUP(A2,단가표!$A$2:$B$53,2,FALSE)를 입력합니다.
그러면 상품코드에 맞는 단가를 가져올 수 있습니다.
수량까지 곱해서 금액을 계산한다면
=VLOOKUP(A2,단가표!$A$2:$B$53,2,FALSE)*B2처럼 사용할 수 있습니다.
여기서 중요한 점은 단가표 범위가 A:B이므로 단가는 범위의 두 번째 열입니다.
기존 글에 있던 '세 번째 열'이라는 설명은 잘못되어 있어 수정했습니다.
6. 수식을 복사할 때 $를 사용하는 이유
VLOOKUP을 아래 행으로 복사하다 보면 범위가 같이 움직이는 경우가 있습니다.
예를 들어
=VLOOKUP(A2,F2:H100,2,FALSE)를 아래로 복사하면
=VLOOKUP(A3,F3:H101,2,FALSE)처럼 범위까지 움직입니다.
직원 정보표가 계속 F2:H100에 있다면 원하지 않는 결과가 나올 수 있습니다.
그래서 조회 범위를 고정할 때
$F$2:$H$100처럼 절대참조를 사용합니다.
즉,
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,2,FALSE)로 만들어두면 아래로 복사해도 조회 범위는 그대로 유지됩니다.
실무 팁
범위를 선택한 상태에서 F4 키를 누르면 절대참조 형태로 바꿀 수 있습니다.
다만 $가 항상 필요한 것은 아닙니다. 수식을 다른 셀로 복사하면서 같은 조회 범위를 계속 사용할 때 특히 유용합니다.
7. 점수처럼 구간을 나눌 때는 TRUE를 사용할 수 있습니다
VLOOKUP의 TRUE는 회사 자료에서 코드 조회할 때보다는 구간을 기준으로 값을 분류할 때 활용하기 좋습니다.
예를 들어 점수에 따라 등급을 나누어 보겠습니다.
| 기준 점수 | 등급 |
| 0 | F |
| 60 | D |
| 70 | C |
| 80 | B |
| 90 | A |
이 표가 E2:F6에 있다면
=VLOOKUP(B2,$E$2:$F$6,2,TRUE)처럼 사용할 수 있습니다.
예를 들어 B2가 85라면 80점 이상 90점 미만 구간을 찾아 B를 반환합니다.
이때는 기준값이 오름차순으로 정렬되어 있어야 합니다. 근사값 조회에서는 첫 번째 열의 정렬 상태가 결과에 영향을 줄 수 있습니다.
정리하면
| 마지막 인수 | 사용 상황 |
| FALSE 또는 0 | 사원번호, 상품코드 등 정확한 값 조회 |
| TRUE 또는 1 | 점수, 금액 등 구간별 분류 |
8. VLOOKUP에서 #N/A가 나올 때
VLOOKUP을 사용하다 보면 가장 자주 만나는 오류 중 하나가 #N/A입니다.
그런데 무조건 수식이 잘못된 것은 아닙니다.
먼저 다음 순서대로 확인해보세요.
① 실제로 조회 값이 있는지 확인
예를 들어 A2에 1005가 있는데 직원 정보표에 1005가 없다면 정확히 일치하는 VLOOKUP에서는 #N/A가 나옵니다.
② 숫자와 텍스트가 섞여 있지 않은지 확인
화면에서는
1001로 똑같이 보여도 한쪽은 숫자, 다른 쪽은 텍스트일 수 있습니다.
이런 경우 정확히 일치하는 조회에서 문제가 생길 수 있습니다.
이럴 때는 먼저 데이터 형식을 통일하는 것이 좋습니다.
예를 들어 텍스트 형태의 숫자를 숫자로 변환해야 한다면 VALUE 함수를 활용할 수 있습니다.
다만 조회하는 쪽만 VALUE로 바꾼다고 항상 해결되는 것은 아니므로, 조회 범위의 데이터 형식도 함께 확인하는 것이 좋습니다.
③ 앞뒤 공백 확인
사원번호나 코드가 텍스트라면 눈에 보이지 않는 공백 때문에 조회가 실패할 수도 있습니다.
예를 들어
1001과
1001 은 실제로 다른 문자열입니다.
이런 경우 TRIM 등으로 불필요한 공백을 정리할 수 있습니다.
9. 오류가 보기 싫다면 IFERROR를 함께 사용하기
조회할 값이 없는 경우 #N/A 대신 원하는 문구를 표시하고 싶다면 IFERROR를 함께 사용할 수 있습니다.
예를 들어
=IFERROR(VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,2,FALSE),"확인 필요")라고 입력하면 조회 결과가 없을 때 확인 필요 라고 표시할 수 있습니다.
다만 처음부터 오류를 숨기기보다는 왜 조회가 안 되는지 먼저 확인한 후 보고서 화면에서 오류를 정리할 때 사용하는 것이 좋습니다.
10. VLOOKUP이 조회하지 못하는 경우
VLOOKUP에는 한 가지 구조적인 제한이 있습니다.
찾으려는 기준값이 선택한 범위의 첫 번째 열에 있어야 합니다.
| 이름 | 사원번호 | 부서 |
| 김민수 | 1001 | 인사팀 |
| 이지은 | 1002 | 회계팀 |
이 자료에서 사원번호를 기준으로 이름을 가져오려고 하면 VLOOKUP으로는 바로 처리하기 어렵습니다.
왜냐하면 사원번호가 범위의 첫 번째 열이 아니기 때문입니다.
VLOOKUP은 조회 범위의 첫 번째 열에서 값을 찾도록 설계되어 있습니다.
이런 경우에는 INDEX + MATCH 같은 다른 조회 방법을 사용할 수 있습니다.
예를 들어
=INDEX($A$2:$A$100,MATCH(D2,$B$2:$B$100,0))처럼 사용할 수 있습니다.
이 부분은 VLOOKUP의 단점이라기보다 VLOOKUP이 작동하는 구조를 이해하면 피할 수 있는 문제라고 생각하면 됩니다.
11. 실제 업무에서 VLOOKUP을 사용할 때 확인하는 것
저는 VLOOKUP을 사용할 때 수식부터 입력하기보다는 먼저 기준값이 제대로 맞는지 확인하는 편입니다.
특히 인사자료를 합칠 때는
① 사원번호가 같은 기준인지 확인
↓
② 숫자와 텍스트 형식이 같은지 확인
↓
③ 조회 범위의 첫 번째 열이 기준값인지 확인
↓
④ 정확히 일치하는 경우 FALSE 사용
↓
⑤ 여러 행으로 복사한다면 조회 범위 고정
이 순서로 확인합니다.
VLOOKUP에서 오류가 발생했을 때 수식만 계속 수정하기보다 원본 데이터의 형식과 기준값을 먼저 확인하는 것이 더 빠른 경우가 많습니다.
12. VLOOKUP 실무 체크리스트
| 확인할 것 | 체크 |
| 조회할 값이 범위의 첫 번째 열에 있는가? | □ |
| 정확한 값을 찾는다면 FALSE를 사용했는가? | □ |
| 수식을 복사한다면 조회 범위를 $로 고정했는가? | □ |
| 조회 값과 원본 값의 데이터 형식이 같은가? | □ |
| 텍스트 데이터에 불필요한 공백이 없는가? | □ |
| #N/A가 나오면 실제 조회 값이 존재하는지 확인했는가? | □ |
13. VLOOKUP 핵심만 정리
VLOOKUP의 기본 형태는 이것만 기억해도 됩니다.
=VLOOKUP(찾을값,조회범위,열번호,FALSE)사원번호로 이름 찾기
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,2,FALSE)사원번호로 부서 찾기
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$100,3,FALSE)상품코드로 단가 찾기
=VLOOKUP(A2,단가표!$A$2:$B$53,2,FALSE)VLOOKUP에서 가장 중요한 것은 복잡한 수식보다 무엇을 기준으로 찾을 것인지, 조회 범위의 첫 번째 열이 무엇인지, 정확한 일치인지 근사값인지를 먼저 결정하는 것입니다.
저처럼 회사에서 인사자료나 여러 파일의 데이터를 합쳐야 하는 일이 있다면 기본적인 VLOOKUP만 익혀도 반복 작업을 줄이는 데 도움이 됩니다.
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